Hyppää sisältöön

Tietosuoja – rekisteriseloste

Rekisterin nimi

Kokkolan Matkailu Oy:n (jäljempänä Visit Kokkola) asiakas- ja markkinointirekisteri sekä uutiskirjerekisteri tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n mukaisesti. Voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja siksi suosittelemme, että tarkistat mahdolliset muutokset tarpeesi mukaan.

Rekisterinpitäjä

Kokkolan Matkailu Oy

Kauppatori 5, 67100 Kokkola

+358 40 8065 075

Y-tunnus: 0700078-3

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jari Kola, tourism@visitkokkola.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme GDPR ohjeistusta henkilötietojen tallentamisesta:

Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta.
Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä. Tallennamme vain tarpeellisen tiedon. Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.
Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää niitä kauemmin arkistossa.

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Pääasiallisia tiedon käyttötarkoituksia ovat: markkinoinnin suunnittelu ja kohdentaminen, markkinoinnin raportointi ja analysointi ja asiakasviestintä. Visit Kokkola käyttää henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan.

Rekisterin tietosisältö

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön ja/tai yrityksen yksilöity nimi sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Kerättyjä tietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot (kuten yrityksen nimi, kontaktitiedot jne.)
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
  • Markkinointilupa tai kielto
  • Laskutustiedot
  • Evästäiden kautta kerättävät tiedot
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
  • www-sivujen osoite

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä toimii muun muassa:

  • Sivustolla olevat web-lomakkeet
  • Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa sekä asiakastapahtumissa.
  • Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankintaan liittyen, voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, mitkä saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Visit Kokkola pysyy tällaisten tietojen rekisterinpitäjänä.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille.

Markkinoinnin osalta käytämme ulkopuolisen palveluntuottajan palveluita, jonka kanssa on erillinen sopimus.

Käytämme sähköpostimarkkinointiin Mailchimp-uutiskirjetyökalua, jonne tallennamme henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen.

Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen myös verkkosivustoamme, jonne tallennamme oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten tarjouspyynnöt sivustolta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Visit Kokkolalla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmät on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Tarkastusoikeudet

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada sinua koskevat virheelliset tiedot korjatuksi. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, milloin tahansa, elleivät meidän oikeutettu etumme tai laissa asetettu vaatimus estä joidenkin henkilötietojen poistamista. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa kirjallisesti.

Tarkastuspyyntö esitetään kirjallisesti sähköpostitse. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen antamista.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi sähköpostitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen antamista.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt lähetetään sähköpostitse.

Evästeet

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Käytämme verkkosivuillamme sellaisia evästeitä, joiden avulla voimme parantaa käyttäjäkokemusta. Voit poistaa evästeet käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.